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電力客戶的檔案記錄了用電客戶和電網(wǎng)企業(yè)間供電用電關系建立的全過程,其既是用戶合法權益構成部分,又記載了供電企業(yè)把客戶作為核心服務的過程, 電力客戶檔案可以用來分析用電客戶的關鍵需求。 電力客戶的檔案來源于基層供電局電力營銷的網(wǎng)點,因此,科學管理各種動態(tài)與分散用電用戶檔案,是供電企業(yè)首要任務,進而為用戶提供有效的服務。

某市電力客戶的歷史檔案存量高達幾千頁, 且每年以百分之十左右的速度上漲, 導致客戶檔案的處理方式和電力營銷的管理系統(tǒng)高效應用之間存在分歧, 因此需要對檔案管理的模式進行變革。 在電力客戶的檔案倉儲管理策略基礎上,啟動客戶檔案的倉儲項目與數(shù)字化的處理模式,可以盡可能實現(xiàn)客戶變更、報裝等驗收、申報、執(zhí)行與審批檔案資料的數(shù)字化,推動資源的高效利用,進而解決檔案管理過程中長期需求與現(xiàn)實之間的矛盾。

工程建設項目主要包括標準化的子工程、基礎建設、數(shù)字化的運作過程與軟件開發(fā)四個部分。 構建該市市場和客戶檔案的關鍵部門,構建各供電所客戶檔案的數(shù)字管理機構,實行數(shù)字化的集中管理;構建檔案業(yè)務的實體運營機制,實行規(guī)范化與專業(yè)化管理。

倉儲處理模式啟用、檔案數(shù)字化的管理平臺構建、集中數(shù)字處理管理模式啟用在日常運營的成本、人力資源、固定投資的費用、管理成本與場地使用的成本等方面已經(jīng)取得顯著成效,且產(chǎn)生較好的效益。 例如:傳統(tǒng)模式數(shù)字化的檔案管理需要配置125人,集中數(shù)字化的檔案管理只需要2 條生產(chǎn)線、配置36 人;庫存租賃的成本上,進行分散處理要庫房1 640 m3,柜1 100 個,集中數(shù)字化的管理初期需要庫房500 m3,柜150 個;按照個人薪酬4 500 元月,庫房的租金是45 元/m2,每一年可以節(jié)省總費用425 萬元［1］。

電力營銷、電力建設與規(guī)劃、電力生產(chǎn)組成電網(wǎng)企業(yè)核心的業(yè)務鏈,也是構成檔案的主要源頭。 因此,客戶檔案要把為客戶、業(yè)務服務作為核心,圍繞檔案利用、檔案實體、檔案存儲與檔案數(shù)字化等展開精細化、專業(yè)化管理,提高信息數(shù)據(jù)與檔案的管理效率,確保用戶檔案資料安全,進而為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務。

應用信息技術與現(xiàn)代化物流的倉儲技術構建檔案的倉儲機構,把檔案管理與業(yè)務表單、流程固化至信息體系中,把抽象檔案服務的理念轉變成實際的平臺與工具, 構建新型檔案倉儲的管理機構,合理管理并充分應用營業(yè)網(wǎng)點客戶的檔案,更好的為客戶提供服務。

(1)構建檔案倉儲的管理標準系統(tǒng)需要根據(jù)檔案倉儲的管理需求進行設立。 按照管理職能可以分成工作標準與管理標準;按照技術進行分析,包括和其他業(yè)務的信息體系數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)利用的服務流程、元數(shù)據(jù)的管理、數(shù)據(jù)整理與分類、數(shù)據(jù)安全的審批權限。 此外,還要針對檔案綜合化信息的系統(tǒng)用戶與檔案管理的崗位,完善檔案的利用標準與服務流程。

(2)構建檔案倉儲的管理標準系統(tǒng)目的是為更好地建立與運營檔案倉儲的管理模式。 建設標準體系可以滿足檔案管理與電力營銷中的各項制度要求,主要涵蓋業(yè)務管理與行政考核標準、表單作業(yè)等,同時為客戶提供表單、制度、指標與流程的四位一體保障,并對檔案倉儲的管理任務進行細分,確保標準管理的界面與工作職責清晰,進而為新模式的推廣應用打下基礎。

(1)構建以客戶為主導的檔案管理方案與檔案的利用流程。

(2)組建技術的研發(fā)團隊, 同時提出合理的建議與意見, 保證客戶檔案的管理系統(tǒng)構建與電力營銷需求、相關標準相符合;組建資深運營隊伍,收集、移交新增的客戶檔案,并實施數(shù)字化的整理與處理;組建工程項目專業(yè)管理隊伍,實行整個施工過程的管理,全方面了解客戶的需求,及時解決服務過程遇到的問題與困難。

(3)建立集約化、 現(xiàn)代化紙質(zhì)文檔的儲存?zhèn)}庫, 便于長時間儲存客戶檔案的實體, 對存量與實體檔案進行數(shù)字化的處理與真空包裝,同時為上游客戶提高數(shù)據(jù)信息的服務［2］。

(1)建設倉儲檔案的管理機構,對檔案合理利用、收集、保管與整理進行統(tǒng)籌兼顧,實現(xiàn)檔案的資源一體化、集約化管理。

(2)為了滿足專業(yè)服務與檔案的管理需要,要重視建設檔案綜合化信息的管理平臺與功能用房,完善運營模式、檔案業(yè)務與綜合管理工作標準,建立專業(yè)服務隊伍。

(3)提供專業(yè)培訓規(guī)范檔案倉儲管理、運營服務模式。

檔案綜合化管理的平臺, 可以幫助檔案管理工作人員更好地展開日常工作, 能夠支持檔案業(yè)務管理與檔案業(yè)務操作,例如:全宗卷的管理任務、檔案的數(shù)字化加工與基礎數(shù)據(jù)處理,以及可視化巡檢與檔案的庫房管理等。 此外,檔案的綜合化管理平臺與客戶檔案實際運營的流程比較貼合, 能夠更好地滿足業(yè)務需要。

數(shù)據(jù)的集中化處理過程中, 可以保障檔案數(shù)據(jù)安全性。 此外,為了提高數(shù)據(jù)查閱速度,要不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)儲存的結構。 還要結合檔案制定方案, 也就是利用單點數(shù)據(jù)的交互方式與檔案管理的執(zhí)行專線,對數(shù)據(jù)信息進行加密,同時設立數(shù)據(jù)庫的自動備份體系,確保數(shù)據(jù)的安全性與準確性。

總而言之,實現(xiàn)電力用戶檔案的倉儲管理,是新時代發(fā)展的必然趨勢,是加強營銷服務、提高市場競爭的前提。 其中,數(shù)字化的檔案管理能夠實現(xiàn)本地查閱、協(xié)同辦公、執(zhí)行、快捷申報與批準,在很大程度上提高了檔案查詢的效率;細密分工與流水線作業(yè)可提高操作執(zhí)行力與專業(yè)性。 另外,應用數(shù)字化方式對檔案進行管理,不僅可以降低管理成本、充分利用資源,而且能保證檔案的安全,有利于提高企業(yè)市場競爭力。