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一、研究背景

W企業(yè)是中原地區(qū)規(guī)模最大、業(yè)績(jī)最輝煌、信譽(yù)最卓越的專(zhuān)業(yè)吊頂材料營(yíng)銷(xiāo)公司, 贏得建材行業(yè)銷(xiāo)售專(zhuān)家的聲譽(yù)。

隨著企業(yè)的發(fā)展, 倉(cāng)庫(kù)不斷擴(kuò)大, 倉(cāng)庫(kù)管理水平也不斷進(jìn)步。1993年由于銷(xiāo)售量少, 庫(kù)存量小, 倉(cāng)庫(kù)與門(mén)店合二為一;2001年為了提高企業(yè)門(mén)店形象, 滿(mǎn)足企業(yè)銷(xiāo)售門(mén)店及庫(kù)存需求量, 以便于發(fā)貨及各門(mén)店配貨, 在張莊建立倉(cāng)庫(kù), 其占地面積為750平方米, 1輛貨車(chē)及叉車(chē);2003年由于自然原因張莊倉(cāng)庫(kù)被損壞, 倉(cāng)庫(kù)遷居至五洲區(qū), 其占地面積擴(kuò)大為2000平方米, 有12名工作人員, 增加了一輛叉車(chē)及貨車(chē);2005年企業(yè)對(duì)客戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)管理, 莆田門(mén)店專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商的管理, 在其附近租用250左右平方的小型倉(cāng)庫(kù), 配備了1輛叉車(chē), 同年企業(yè)上了用友T3系統(tǒng), 減少了部門(mén)間訂單的傳遞及貨品管理, 提高了倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨等效率;2010年企業(yè)開(kāi)始發(fā)展自己的品牌, 為了其品牌管理, 在總倉(cāng)庫(kù)附近200米處租用了960平方的倉(cāng)庫(kù)。發(fā)展至今企業(yè)總共有三個(gè)倉(cāng)庫(kù):總倉(cāng)庫(kù)、莆田倉(cāng)庫(kù)、JH倉(cāng)庫(kù);25名員工:莆田3名, 總倉(cāng)庫(kù)23名, JH倉(cāng)庫(kù)根據(jù)需要隨時(shí)從總倉(cāng)庫(kù)調(diào)配;信息系統(tǒng)由T3升級(jí)為T(mén)6。

二、W企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)物流流程現(xiàn)狀及問(wèn)題

1、部門(mén)會(huì)計(jì)制好電腦銷(xiāo)售單后, 通過(guò)QQ告知倉(cāng)庫(kù)單號(hào), 倉(cāng)庫(kù)審核:眉頭是否齊全 (銷(xiāo)售員名稱(chēng), 客戶(hù)名稱(chēng), 收款方式等) , 貨品庫(kù)名, 數(shù)量是否是單位數(shù)量, 配比是否正確等。如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題通過(guò)QQ告知部門(mén)會(huì)計(jì), 修改過(guò)之后進(jìn)行審核、打印, 放入未發(fā)文件夾。

2、打單員或者審計(jì)根據(jù)單據(jù)的不同需求進(jìn)行不同操作:貨在車(chē)間需要將該銷(xiāo)售發(fā)貨單傳至車(chē)間;如果貨在莆田且銷(xiāo)售單不是莆田店的需要把銷(xiāo)售單傳真至莆田并安排車(chē)輛把貨拉回。

3、備注上注明有運(yùn)費(fèi), 審計(jì)需要填寫(xiě)運(yùn)費(fèi)結(jié)算單, 注明銷(xiāo)售單號(hào), 運(yùn)費(fèi), 司機(jī)名稱(chēng), 司機(jī)聯(lián)系方式, 客戶(hù)名稱(chēng), 送貨地點(diǎn)等相關(guān)信息, 將結(jié)算單交給提貨司機(jī)作為去部門(mén)結(jié)算運(yùn)費(fèi)的依據(jù)。

4、備注欄中注明門(mén)店發(fā), 打單員直接簽寫(xiě)"門(mén)店發(fā)"等字樣, 放入已發(fā)文件夾。

5、如果發(fā)貨, 即通過(guò)貨運(yùn)部發(fā)至客戶(hù), 打單員或?qū)徲?jì)需要填寫(xiě)信封, 信封上注明收貨地址, 收貨地聯(lián)系方式, 客戶(hù)名稱(chēng), 貨運(yùn)部名稱(chēng), 如果需要代收貨款需注明卡號(hào)及代收貨款數(shù)量。然后審計(jì)或打單員根據(jù)具體情況安排保管員給車(chē)輛裝貨發(fā)貨。

6、客戶(hù)提貨時(shí)候報(bào)銷(xiāo)售單號(hào), 審計(jì)或打單員在未發(fā)文件夾中查找該單號(hào), 如果有則通過(guò)對(duì)講機(jī)根據(jù)銷(xiāo)售單號(hào)上的貨品傳呼對(duì)應(yīng)保管員。

7、保管員裝完其保管的貨物將單號(hào)傳給下一保管員, 或者第一個(gè)保管員在拿到單據(jù)根據(jù)貨品呼叫對(duì)應(yīng)的保管員說(shuō)明單據(jù)上的貨品名稱(chēng)及對(duì)應(yīng)的數(shù)量以備貨, 然后依次給客戶(hù)裝貨。

8、客戶(hù)裝完貨之后, 某一保管員進(jìn)行驗(yàn)貨, 如果不對(duì)進(jìn)行改裝, 補(bǔ)裝, 審車(chē)通過(guò)放行車(chē)輛。當(dāng)一個(gè)單子需要數(shù)次拉完, 保管員將未拉完的銷(xiāo)售單注明已拉貨物的名稱(chēng)及數(shù)量, 并送回打單處, 打單處將該銷(xiāo)售單放入未發(fā)文件夾, 直至發(fā)完。

9、審車(chē)通過(guò)之后, 保管員在已發(fā)銷(xiāo)售單上簽字并送至打單處, 打單員或?qū)徲?jì)審核是否簽字, 如果已簽則將其放至已發(fā)文件夾, 如果未簽或不完整比如非一個(gè)庫(kù)里的貨品必須有審車(chē)員及發(fā)貨員兩個(gè)署名, 則督促保管員簽字后放入已發(fā)文件夾。

1、權(quán)責(zé)不明。同樣工作由不同的人來(lái)完成, 可能造成工作空隙及責(zé)任考究不當(dāng)。倉(cāng)庫(kù)中好多工作都是審計(jì)和打單員共同完成, 這樣就可能造成工作的過(guò)程中審計(jì)也沒(méi)做, 打單員也沒(méi)有做的現(xiàn)象, 造成時(shí)間上的耽擱, 如在給車(chē)間傳遞帶有定尺的銷(xiāo)售單的過(guò)程中, 打單員打出單據(jù)之后審計(jì)傳遞, 但是當(dāng)由于某種原因需要稍后傳遞, 審計(jì)忙別的工作, 打單員可能會(huì)以為已傳遞將單據(jù)已放入文件夾, 而審計(jì)回來(lái)也會(huì)以為已傳遞, 從而造成漏傳單據(jù)的事項(xiàng)發(fā)生。另外當(dāng)貨物發(fā)送完畢, 保管員需要將發(fā)貨單據(jù)簽字后放回打單處, 然而一張發(fā)貨單上可能有多個(gè)保管員, 如果單據(jù)沒(méi)有放回或者丟失無(wú)從查證誰(shuí)丟了單子, 就沒(méi)有根據(jù)確切的依據(jù)查證貨物是否已發(fā)以及發(fā)貨情況。由此可見(jiàn), 責(zé)權(quán)不明是造成失誤的原因之一。

2、傳遞較多。銷(xiāo)售單據(jù)傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)打單處, 如果有誤倉(cāng)儲(chǔ)打單處告知銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)計(jì), 經(jīng)過(guò)修正之后審核;銷(xiāo)售單據(jù)上如果有定尺則需要將該銷(xiāo)售單據(jù)傳遞給車(chē)間, 作為生產(chǎn)依據(jù);如果其他部門(mén)的銷(xiāo)售單據(jù)上的貨物有在莆田的, 需要將該單據(jù)傳遞給莆田門(mén)店作為發(fā)貨依據(jù)。對(duì)于單據(jù)傳遞這樣可能會(huì)造成時(shí)間上的浪費(fèi), 且上一流程是下一流程運(yùn)轉(zhuǎn)的依據(jù), 拉長(zhǎng)了流程運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間。除了單據(jù)傳遞之外還有物品的流通, 如果貨在莆田倉(cāng)庫(kù)或車(chē)間還需要將該貨物拉回, 如果貨物在莆田發(fā)送則五洲倉(cāng)庫(kù)還需要將貨物送至莆田發(fā)貨;對(duì)于其他部門(mén)的送貨比較少。單據(jù)傳遞是時(shí)間上的間隔, 物品的傳遞是空間上的間隔, 給客戶(hù)以及企業(yè)造成了很多浪費(fèi), 如增加了客戶(hù)等待時(shí)間, 增加了車(chē)輛車(chē)程, 因此其環(huán)節(jié)存在增加物流成本, 拉長(zhǎng)流程運(yùn)轉(zhuǎn)周期, 降低客戶(hù)滿(mǎn)意度等問(wèn)題。

最后審核過(guò)后自動(dòng)生成生產(chǎn)訂單, 生產(chǎn)車(chē)間生產(chǎn)完畢之后更新生產(chǎn)狀態(tài), 倉(cāng)庫(kù)安排車(chē)輛拉回。庫(kù)存信息更新計(jì)劃銷(xiāo)售產(chǎn)品量。

如果沒(méi)有發(fā)完填寫(xiě)已發(fā)數(shù)據(jù), 叫打單員放入未發(fā)文件夾, 直至發(fā)完。

可以減少1號(hào)倉(cāng)庫(kù)和2號(hào)倉(cāng)庫(kù)之間單據(jù)的傳輸, 以及由于工作失誤而造成的漏單狀況而給整個(gè)流程所帶來(lái)的不便;減少了1號(hào)倉(cāng)庫(kù)與2號(hào)倉(cāng)庫(kù)之間的運(yùn)輸時(shí)間和相關(guān)費(fèi)用;倉(cāng)庫(kù)的合并可以?xún)?yōu)化企業(yè)的整體庫(kù)存量, 減少庫(kù)存產(chǎn)品對(duì)資金的占用率;減少2號(hào)倉(cāng)庫(kù)及3號(hào)倉(cāng)庫(kù)的日常維護(hù)費(fèi)用如租金, 同時(shí)可以提高1號(hào)倉(cāng)庫(kù)的利用率;便于對(duì)倉(cāng)庫(kù)及工作人員的統(tǒng)一管理及調(diào)配。

增設(shè)銷(xiāo)售發(fā)貨單狀態(tài)欄, 由打單員更新其狀態(tài)為已發(fā), 并將其作為庫(kù)存量更新點(diǎn), 在其之前為改單產(chǎn)品量為計(jì)劃銷(xiāo)售庫(kù)存, 這樣就減少賬實(shí)不相符狀況發(fā)生;同時(shí)銷(xiāo)售員可以根據(jù)狀態(tài)來(lái)跟蹤客戶(hù)提貨狀況, 特別是欠款客戶(hù), 及時(shí)與客戶(hù)溝通;增加生產(chǎn)模塊, 銷(xiāo)售發(fā)貨單生成時(shí)自動(dòng)生成生產(chǎn)單, 這樣就倉(cāng)庫(kù)與工廠(chǎng)的單據(jù)傳遞, 提高信息的共享性, 減少信息傳遞的滯后性及可能造成的失誤。

對(duì)于審計(jì)和打單員的責(zé)任分配為:打單員負(fù)責(zé)銷(xiāo)售單據(jù)的審核及打印、單據(jù)狀態(tài)的更新、信封的填寫(xiě), 審計(jì)負(fù)責(zé)車(chē)輛及保管員的調(diào)度。由于發(fā)貨具有特定的順序因此由最后裝車(chē)的保管員進(jìn)行審車(chē)及單據(jù)的簽字送回。

本論文通過(guò)流程現(xiàn)狀的描述分析, 針對(duì)流程所存在的問(wèn)題實(shí)施優(yōu)化, 減少倉(cāng)庫(kù)物流流程中的失誤率, 提高其運(yùn)作效率, 降低不必要的成本資源消耗。從而實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)的物流流程能夠更好的服務(wù)銷(xiāo)售, 服務(wù)客戶(hù), 通過(guò)降低成本提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益, 提高客戶(hù)滿(mǎn)意度, 提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力及市場(chǎng)占有率。